Strategische Entwicklung der Geschäftsprozesse im Mittelstand mit Hilfe von KI

Im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH.

Die ELO Digital Office GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Systemen für Enterprise-Content-Management (ECM). Das Stuttgarter Unternehmen entwickelt digitale Geschäftsprozesslösungen für alle Branchen und Fachbereiche sowie für jede Unternehmensgröße. ELO Digital Office ist seit über 20 Jahren am Markt und beschäftigt sich zunehmend mit den Themen künstliche Intelligenz (KI) und dem Einfluss von KI auf digitale Geschäftsprozesse, insbesondere im Bereich Enterprise-Content-Management. Im Interview mit Karl Heinz Mosbach, Geschäftsführer der ELO Digital Office GmbH, sprechen wir heute über die Vorteile des Einsatzes von künstlicher Intelligenz im Mittelstand.

Entscheider kompakt: Herr Mosbach, Ihr Unternehmen ist seit vielen Jahren erfolgreich auch im Mittelstand unterwegs und befähigt Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und damit auch erheblich zu beschleunigen. Warum ist Ihrer Meinung nach KI – künstliche Intelligenz – jetzt ein Game-Changer und damit so wichtig in der Zukunft?

Karl Heinz Mosbach: Zu Beginn möchte ich den Begriff „künstliche Intelligenz“ etwas relativieren. Viele Menschen verbinden künstliche Intelligenz instinktiv mit eigenständig denkenden Maschinen. Von solchen Szenarien sind wir aber noch Lichtjahre entfernt. Vielmehr geht es im ersten Schritt darum, intelligente Lösungen zu entwickeln, die – fokussiert auf eine bestimmte Aufgabenstellung – den Menschen von manueller, meist stupider Arbeit, entlasten. Während viele IT-Lösungen in der Vergangenheit noch wenig Benutzerkomfort und Funktionalität boten, hat sich dies in den letzten Jahren durch immer leistungsfähigere Systeme erheblich verändert. Große Rechenleistungen, riesige Speicherkapazitäten sowie eine immer schnellere Vernetzung haben eine neue Basis geschaffen, mit der man heute leistungsfähigere und intelligentere Systeme entwickeln kann. Mit den KI-Technologien eröffnet sich hier eine neue Ebene, den Menschen in den Geschäftsprozessen zu unterstützen. Dadurch wird sich in den kommenden Jahren ein ähnlicher Wandel vollziehen, wie wir ihn von der industriellen Revolution kennen. Vieles wird trotz zunehmender Komplexität einfacher werden. Von daher kann man von einem wichtigen Wandel für eine weiterhin erfolgreiche Zukunft sprechen.

Entscheider kompakt: Welche ganz konkreten Vorteile bietet künstliche Intelligenz den Unternehmen?

Karl Heinz Mosbach: Allem voran, dass sie sich auf ihre Kernprozesse konzentrieren können. So werden lästige Verwaltungsprozesse, die wir heute noch in allen Bereichen im Übermaß haben, auf ein Minimum schrumpfen. Das wird nicht von heute auf morgen gehen, doch der Weg dahin ist durch die Digitalisierungsbestrebungen der Unternehmen und Verwaltungen bereits vorgezeichnet. Neben der Effizienzsteigerung werden KI und immer intelligentere Prozesse vor allem Kosten sparen. In vielen Bereichen wird es zudem zu neuen Geschäftsmodellen kommen, an die man heute so noch nicht denkt, und die sich mit Unterstützung der KI-Technologie ergeben werden.

Entscheider kompakt: Können Sie uns hier vielleicht ein paar Beispiele für den Einsatz von KI in der Finanzabteilung nennen?

Karl Heinz Mosbach: Gerade im Finanzbereich, wo traditionell mit großen Zahlenmengen, festen Prozessen und Zuordnungen gearbeitet wird, besteht großes Potenzial, KI-Technologien erfolgreich einzusetzen. Nehmen wir nur einmal das Beispiel der Lieferantenrechnungen, die immer noch millionenfach ausgedruckt, per Post versendet und in vielen Unternehmen in der Buchhaltung noch mühsam manuell erfasst werden. Ein Vorgang, der sich bereits heute durch ein intelligentes System wie beispielsweise unseren ELO DocXtractor (https://www.elo.com/de-de/produkte/elo-module-und-schnittstellen/elo-docxtractor.html) hervorragend automatisieren lässt. Das Gute daran ist, dass sich diese Systeme während des Verarbeitungsprozesses ständig verbessern, da sie dazulernen und so den Anteil manueller Eingriffe – bei denen sich das System nicht ganz sicher ist – kontinuierlich reduzieren. An diesem Beispiel kann man leicht den Unterschied erkennen, ob man Tausende von Rechnungen manuell oder hochintelligent von einer Systemkomponente in kürzester Zeit erledigen lässt.

Entscheider kompakt: Das klingt sehr spannend. Gibt es auch andere Bereiche im Unternehmen, die für den Einsatz von KI interessant sind?

Karl Heinz Mosbach: Im Grunde genommen sind es die Bereiche des Unternehmens, in denen in Zukunft zunehmend intelligente Systemlösungen einsetzbar sind. Nehmen Sie nur mal den Personalbereich, in dem wir mit Lösungen wie unserer Business Solution ELO HR Recruiting die Unternehmen bei der Personalsuche unterstützen. In Zukunft wird es hier auch intelligente Assistenten geben, die Anschreiben, Zeugnisse, Qualifikation usw. automatisch analysieren und grafisch aufbereiten und darauf basierend ein Leistungsprofil der besten Bewerber zusammenstellen. Die aufwändige Analyse jeder Bewerbung sowie deren Vergleich gegenüber anderen wird dadurch erheblich vereinfacht. Möglichkeiten, den Menschen von aufwändiger, manueller Arbeit zu entlasten, wird es in Zukunft durch KI und intelligente Systeme in allen Bereichen geben.

Entscheider kompakt: Obwohl KI im Moment in aller Munde ist, ist – glaube ich – die Einführung von und der Umgang mit solchen Technologien für viele noch Neuland. Was ist Ihre Empfehlung für mittelständische Top-Entscheider, die sich mit diesem Thema ernsthaft auseinandersetzen wollen?

Karl Heinz Mosbach: Zunächst sollte man offen sein für derartige neue Technologien. KI und intelligente Systeme sind kein Voodoo-Zauber, sondern vielmehr Methoden und Logiken, die Informationen und Daten verarbeiten. Genauso wie wir Maschinen und Produktionsanlagen einsetzen, um Dinge nicht manuell ausführen zu müssen, werden auch in Geschäftsprozessen vor allem aufwändige, teils stupide Arbeitsvorgänge immer häufiger durch Computer unterstützt oder vollständig erledigt. Jedes Unternehmen und jede Verwaltung hat hierzu eine Unmenge an Beispielen, die optimierungsbedürftig sind. Letztlich geht es am Ende immer darum, die Leistungsfähigkeit zu erhöhen, Kosten zu sparen und effizienter zu arbeiten. Wer hier stehen bleibt und nichts tut, läuft große Gefahr, den Anschluss zu verlieren.

Entscheider kompakt: Welche konkreten Tipps können Sie mittelständischen Unternehmen und insbesondere dem gehobenen Mittelstand an die Hand geben?

Karl Heinz Mosbach: Digitalisierung, Automatisierung und Optimierung der Geschäftsprozesse sind kontinuierliche Prozesse. Gerade mittelständische Unternehmen können und sollten nicht versuchen, alles auf einmal anzugehen. Eine Priorisierung je nach Geschäftsfeld auf die Bereiche, die für das Unternehmen am wichtigsten sind, ist hierbei sinnvoll. Weiterhin ist darauf zu achten, die Mitarbeiter von Anfang an miteinzubinden, um Vorbehalte und Sorgen erst gar nicht aufkommen zu lassen. In den meisten Fällen bekommt die Einführung dann nochmals eine zusätzliche Dynamik dahingehend, dass die Mitarbeiter die Vorteile erkennen, den Fortschritt als eigene Leistung für sich zu reklamieren.

Entscheider kompakt: Auch wenn das Thema Datenschutz-Grundverordnung im Moment etwas an Brisanz verloren hat und die befürchtete Abmahnwelle ausgeblieben ist, ist das Thema DSGVO dennoch von höchster Bedeutung. Wie kann man Datensicherheit und auch insbesondere Datenschutz in Zeiten der KI sicherstellen? Gibt es hier eine direkte Verbindung?

Karl Heinz Mosbach: Tatsächlich hat Datenschutz durch die immer stärkere Digitalisierung unserer Lebensbereiche eine absolut wichtige Bedeutung. Nichts ist von Beginn an perfekt. Dennoch ist die EU-DSGVO eine gute Basis, die ein Mehr an Sicherheit für jeden Einzelnen ermöglicht. Da verwundert es nicht, dass zuletzt auch Kalifornien vieles davon kopiert und ähnlich strenge Datenschutzbestimmungen gesetzlich verabschiedet hat. Tatsächlich gibt es für mich auch eine Verbindung zu KI. Die meisten Datenschutzvorfälle werden durch Fehler oder Nachlässigkeit von Menschen verursacht. Ich bin mir sicher, dass es auch im Bereich Datenschutz in Zukunft immer intelligentere Lösungen geben wird, die den Menschen bei der Einhaltung des Datenschutzes und der Sicherheit unterstützen werden.

Entscheider kompakt: Herzlichen Dank für dieses Interview zum wirklich aktuellen Thema. Dann darf ich Ihnen hier nur noch viel Erfolg beim nächsten Digital FUTUREcongress wünschen und bin gespannt wie viele Entscheider Sie zum Thema KI begeistern können …

 


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