Die neue Automatisierung der Büroarbeit mit Enterprise Content Management

Im Interview mit Jens Büscher - Geschäftsführer der AMAGNO GmbH & Co KG

AMAGNO definiert mit vielen neuen Ansätzen den Markt des Enterprise Content Management (ECM) neu und gehört damit gemäß einer Deloitte-Studie 2018 zu den am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen Deutschlands. Mit Sitz in Oldenburg, Niedersachsen lässt sich die Anwendung wahlweise als On Premise oder Cloud Lösung betreiben. Zu den über 360 Kunden gehören namhafte mittelständische Unternehmen, die anderen vielleicht mit dieser Lösung schon einen Schritt voraus sind. Grund genug für uns mit Geschäftsführer Jens Büscher ein ausführliches Interview über die Automatisierung der Büroarbeit zu führen.

Entscheider kompakt: Herr Büscher, lassen Sie uns zuallererst einmal über das Wort Disruption sprechen. Was ist für Sie Disruption und wo sehen Sie die größten Gefahren aber auch Chancen für den deutschen Mittelstand?

Jens Büscher: Wir leben in einer unglaublich schnelllebigen Zeit. In einer besonderen Zeit, in der Weltweit alles für neue Businessmodelle in Frage gestellt wird, was bislang als gesetzt, bewährt und traditionell galt. Wir erleben auch das Zeitalter „Ende des Besitztums“. Aus diesem Grunde expandieren gerade alle Abo- und Mietmodelle. Disruption ist aber auch der Motor unserer Menschheit. Wir werden viele grandiose Neuerungen erleben, aber auch die Effekte der Disruption. Die Arbeitswelt wird in den nächsten Jahren tiefgreifenden Veränderungen inklusive hoher Arbeitslosigkeit unterliegen. Ein Grund dafür ist, dass die meisten traditionellen Unternehmen sich für unangreifbar hielten und halten. Ein gutes Beispiel ist die Automobilindustrie. Ich sehe es als Verpflichtung eines modernen Geschäftsführers, sich regelmäßig mit der Disruption seines eigenen Geschäftsmodells zu beschäftigen. Nur so lassen sich rechtzeitig die Weichen für die Zukunft stellen, bevor ein neuer Wettbewerb dies tut. Und nur damit schafft Deutschland, besser noch Europa, den Anschluss an den schon teilweise so radikal denkenden Weltmarkt. Wenn wir offen disruptiv unser Business betrachten, haben wir sehr gute Chancen, unser Land stark zu halten.

Entscheider kompakt: Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management ist ein Thema, das bei vielen mittelständischen Unternehmen bereits im Einsatz ist und dort enorme Einsparungen möglich gemacht hat. Was ist das Neue und außergewöhnliche an ihrer Lösung?

Jens Büscher: Unsere Branche geht davon aus, dass nicht mehr als 20% des Mittelstands eine solche Lösung einsetzt. Fast alle Mittelständler setzen noch auf analoge Ablage und Workflows. Die positiven Effekte in Kosteneinsparung, Qualität, Effizienz und vor allem Rechtssicherheit sind den meisten Unternehmen noch fremd. Und sie sind noch konfrontiert mit vielen Lösungen, welche die Mitarbeiter nicht motivieren, diese zu bedienen. Dazu waren frühere Lösungen zu komplex und zu teuer. Dagegen wollten wir etwas machen und haben dabei das Dokument in den Vordergrund gestellt. Wir möchten erreichen, dass die Mitarbeiter mit digitalen Dokumenten so viel Spaß haben und Nutzen verspüren, dass sie nicht mehr zu Papier zurückwechseln wollen. Also ganz persönliche Motivation statt Pflicht. Aus diesem Grund haben wir die AMAGNO Living Documents™ Technologie entwickelt. Jedes Dokument, egal ob Datei, gescannter Beleg oder E-Mail wird in AMAGNO interaktiv. So lässt sich durch einen simplen Doppelklick auf einen beliebigen Begriff, z.B. eine Kundennummer, eine Suche in Millionen Dateien in allen Texten in AMAGNO auslösen und das Ergebnis inklusiver optischer Fundstellenanzeige auf den Suchergebnissen in Sekunden betrachten. Die Mitarbeiter surfen damit durch die Dokumente, wie durch das Internet. Diesen Mehrwert hat ein totes Blatt Papier nicht und dadurch wird AMAGNO so außergewöhnlich.

Entscheider kompakt: In ihrer Business Cloud Lösung arbeiten mittlerweile mehr als 20.000 Anwender in Deutschland mit ihrer Lösung. Hat der Mittelstand die Angst vor der Cloud verloren? Wie ist hier ihre Einschätzung?

Jens Büscher: Wir und andere Marktbegleiter verspüren seit letztem Jahr eine massive Kaufveränderung. Weg von On Premise, hin zur Cloud. Das hat nach unserer Meinung nach einige Faktoren: 1. Die Firmen bekommen kein Fachpersonal mehr für die Administration eigener Server. Zudem sind die Kosten für den Betrieb eigener Server inkl. Lizenzen, Backups, Sicherheitsinfrastrukturen, etc viel zu teuer. 2. Die Cloud ist sofort verfügbar, die Software funktionell nicht eingeschränkt und es erfordert kaum hohe Erstinvestitionen. So können Workflows sofort umgesetzt und in Betrieb genommen werden. 3. Die rechtlichen Anforderungen haben sich verschärft und die Cloudanbieter erfüllen dies.

Entscheider kompakt: Die Rechnungseingangsverarbeitung ist für viele Unternehmen heute immer noch ein zentraler Punkt, da hier sensible Lieferanten Daten verarbeitet werden müssen. Welche grundlegenden Vorkehrungen müssen Unternehmen treffen wenn Sie sich mit dem Thema Dokumentenmanagementsysteme erstmalig beschäftigen und hier einen richtigen Anbieter suchen?

Jens Büscher: Der große Mehrwert in der Rechnungseingangsverarbeitung ist vor allem die Performance und die Nachvollziehbarkeit durch Workflows. Lösungen, wie AMAGNO, erfassen die Daten von Rechnungen automatisch, gleichen diese mit externen Systemen ab, lassen die Rechnungen ohne Zeitverzug zu den Entscheidern laufen und führen eine Verbuchung durch. Das ist ein hoher Automatisierungsgrad mit erheblicher Zeitersparnis. In der Regel rechnet sich ein ECM innerhalb kürzester Zeit alleine durch die Einhaltung von Skontofristen. In der Regel können das alle Anbieter abdecken. Die Unternehmen sollten idealerweise den Workflow skizzieren und sich die digitale Umsetzung von den Anbietern zeigen lassen. Am Ende wird es eine Emotionsfrage (Einfachheit, User Experience, Usability). Die Kostenfrage sollte man nicht stellen, denn eine Digitalisierung in diesem Bereich rechnet sich in jedem Fall sehr schnell.

Entscheider kompakt: Welche 3 wichtigsten Kriterien würden Sie nennen für eine erfolgreiche Einführung eines ECM-Systems?

Jens Büscher: Das Wichtigste ist, dass der Kunde formulieren kann, was er als Lösung erwartet und dass er seine Prozesse aufführen kann. Kein Anbieter wird eine erfolgreiche Lösung anbieten können, wenn diese Basisinformationen nicht vorhanden sind. Anbieter und Berater helfen gerne, aber ein simples Zusammenschreiben des aktuellen Ablaufs kann hier schon helfen. Ebenso sollte der Kunde formulieren, welche funktionellen Wünsche er hat. Kein Anbieter kann alles – wenn, dann ggf. mit hohem zusätzlichen Aufwand. Daher die Wünsche in Prioritäten unterteilen (Soll/Muss (jetzt/später)). Zu guter Letzt sollte sich der Kunde seine Top-Lösungen auf Basis eines kleinen Szenarios Live zeigen lassen. Nicht auf PowerPoint oder reinen Anforderungslisten entscheiden. Hier warten die meisten Überraschungen.

Entscheider kompakt: Besten Dank für das Gespräch.

 

 


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