Dank digitaler Workflows jährlich einen kleinen Baum gespart

Bild oben: Peer Hildmann

Der Sanitär-Fachbetrieb Karl Lotz GmbH & Co. KG – ein über 60jähriges Handwerksunternehmen in Frankfurt am Main – optimiert seine gesamte Wertschöpfungskette mit modernster Technologie. Durch die konsequente Digitalisierung der alten analogen Abläufe arbeitet der Betrieb heute wesentlich effizienter und konnte dadurch auch den Papierverbrauch deutlich reduzieren. Die rund 60.000 Blatt, die die Firma damit jetzt pro Jahr einspart, entspricht etwa einem kleinen Fichtenbaum. 

Wie auch das Handwerk die Möglichkeiten und Chancen der digitalen Transformation richtig nutzt, um sich im Wettbewerb besser zu behaupten und seine Marktposition zu festigen, beweist die Frankfurter Firma Karl Lotz sehr überzeugend. Das 1953 gegründet mittelständische Handwerksunternehmen hat sich über die Mainmetropole hinaus einen Namen als zuverlässiger Fachbetrieb für Sanitär, Heizung und Klima gemacht. Mit 38 Mitarbeitern hat sich die Firma unter anderem auf die Wartung und den Service von Heizungsanlagen unterschiedlicher Größe vor allem von Großkunden wie Wohnungsbaugesellschaften spezialisiert. Der Handwerksbetrieb hat ein Gesamtvolumen von über 10.000 Wartungsverträgen abgeschlossen, in deren Rahmen er den kompletten Kundendienst inklusive der Notdiensteinsätze übernimmt. Außerdem gehören Bad- und Heizungssanierungen und -Modernisierungen zum Leistungs- und Service-Spektrum des Sanitär-Fachbetriebs.

Peer Hildmann – bereits Inhaber eines vergleichbaren Fachbetriebes aus dem Vordertaunus – übernahm die Frankfurter Traditionsfirma zum ersten Januar 2017. Als Branchenexperte erkannte der neue Eigentümer schnell, dass die unflexiblen und auch ineffizienten Arbeitsabläufe seines neuen Unternehmens dringend geändert und verbessert werden mussten – insbesondere mussten die Bearbeitungszeiten der vielen Wartungsaufträge deutlich reduziert bzw. beschleunigt werden. Typisch und charakteristisch für die alten analogen Workflows der Firma Karl Lotz waren die unnötigen Medienbrüche und damit verbundene Umwege sowie entsprechend vermeidbare Zusatzarbeit:

- Die gesamte Wartungsdokumentation war noch komplett papierbasiert
- Die Vorbereitung der einzelnen Wartungsformulare erforderte einen entsprechend hohen manuellen Aufwand im Büro, was sich auch in dem zeitlichen Logistik- und Arbeitsaufwand der Techniker vor Ort wiederspiegelte.
- Kurzfristige Neu-Dispositionen von Einsätzen konnten in den vorgesehenen Formularen nicht richtig und ausreichend genug dokumentiert werden.
- Die Techniker meldeten ausgeführte Wartungsarbeiten mit deutlichem Zeitverzug, meist erst zum Wochenende
- Die manuelle Nachbereitung der Wartungsberichte im Büro war umständlich, zeitaufwändig und zum Teil auch fehleranfällig (scannen der Papierdokumente, ablegen der Berichte und der dazugehörigen Bilder...)
- Auch die periodische Übergabe der Wartungsberichte an den Kunden per DVD und Papier war nicht nur arbeitsintensiv, sondern in dieser Form zudem technisch nicht mehr zeitgemäß.
- Die Informationen zu den gewarteten Heizungsanlagen wurden jährlich neu aufgenommen – aber nur selten korrekt bereitgestellt
- Informationen zum aktuellen Stand der Arbeiten waren nicht zeitnah verfügbar

Der Optimierungsbedarf war also groß und die gesamten Prozessabläufe in dem über 60 Jahre alten Unternehmen mussten deutlich effizienter gestaltet werden. „Denn nur wer alle technischen Möglichkeiten nutzt, um seinen Betrieb und seine gesamte Wertschöpfungskette ganz auf die Kunden auszurichten, bleibt auf Dauer wettbewerbsfähig und damit erfolgreich im Geschäft“, ist Peer Hildmann überzeugt.
Gemeinsam mit dem Digitalisierungsexperten Klaus Beck-Dede – Inhaber des Software-Unternehmens iDocpro.de GmbH mit Hauptsitz im hessischen Gelnhausen – definierte der Unternehmer vier Ziele, die durch die weitgehende Digitalisierung der Wartungsaufträge und deren kompletter Dokumentation erreicht werden sollte:

1. Die Vor- und Nachbereitungszeiten im Büro sollten sehr stark reduziert bzw. ganz vermieden werden. Vor allem sollten die Techniker in der Formular-Logistik zeitlich deutlich entlastet werden.
2. Um den Papierverbrauch nachhaltig zu reduzieren sollten die bisher notwendigen Ausdrucke entfallen und die erbrachten Leistungen stattdessen durchgehend elektronisch verarbeitet werden. Dadurch entfiel auch das umständliche Papierhandling (rund fünf Mal pro Blatt im gesamten Prozessablauf) so weit wie möglich.
3. Der gesamten Stand der Wartungsabwicklung sollte zudem deutlich transparenter werden und eine aktuelle Übersicht über den erreichten Erfüllungsgrad in den jeweiligen Bereichen ermöglichen – inklusive Detailanalysen im Bedarfsfall.
4. Die Arbeitsergebnissen sollten an die Kunden in digitaler Form direkt als PDF (Protokoll + Bilder je gewartetes Objekt) sowie auch per Filetransfer oder per E-Mail zurückgemeldet werden.

Das Digitale Management-System sorgt für mehr Effizienz und Transparenz. Mit dem von der iDocpro.de GmbH entwickelten Cloud-basierten Digitalen Management-System wurden die gesamten Arbeitsabläufe und Prozesse des Sanitär-Fachbetriebs durchgehend digitalisiert und optimiert – mit entsprechend positiven Auswirkungen:

- Die Wartungsdokumente müssen im Büro nicht mehr manuell vorbereitet und auch nicht mehr wie bisher umständlich nachbearbeitet werden, was zudem die Rechnungsstellung vereinfacht und beschleunigt.
- Durch die eingesparten Papierdokumente haben die Techniker jetzt damit auch keinen Logistikaufwand mehr.
- Auch kurzfristig neu disponierte Wartungsaufträge können jetzt immer gleich im digitalen Formular korrekt und vollständig dokumentiert werden.
- Die Meldung über durchgeführte Wartungsarbeiten erfolgt nun direkt mit bzw. nach dem Wartungsabschluss.
- Die Bilddokumentation mit bis zu 100 möglichen Bildern pro durchgeführten Wartungsauftrag wird von dem System automatisch dem jeweiligen Wartungsobjekt zugeordnet.
- Einmal neu aufgenommene Anlageninformationen stehen jetzt dauerhaft digital zur Verfügung.
- Alle relevanten Informationen zum aktuellen Stand der Arbeiten sind jederzeit tagesaktuell verfügbar und können entsprechend ausgewertet werden.

Im Außeneinsatz wird das Digitale Management-System mit einem iPad als mobiler Komponente bedient, auf dem – ganz zeitgemäß – eine anwenderfreundliche App läuft. In dieser iDocpro.de-App sind verschiedene Menüs und Funktionalitäten wie einem digitalen Formular mit verschiedenen Protokollen integriert. Damit können die Mitarbeiter des Handwerksunternehmens alle für einen Wartungsauftrag relevanten Daten abrufen, bearbeiten und eingeben.
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Diese App wird im individuellen Design („Look & Feel“) des Kunden gestaltet und mit entsprechenden anwenderspezifischen Funktionen/Menüs (wie digitale Formulare etc.) ausgestattet, die ganz nach den Anforderungen eines Unternehmens konzipiert werden. Die App kann auch offline genutzt werden. Dabei werden bearbeitete bzw. eingegebene Daten lokal zwischengespeichert und erst späterer bei einer Online-Verbindung an das iDocpro-System in der „Cloud“ abgeschickt.
„Wir haben iDocpro.de technisch speziell darauf ausgerichtet, individuelle Anforderungen der Kunden konfigurativ zu realisieren – das heißt ohne jegliche individuelle Zusatz-Programmierung. So werden IT-Lösung zu bezahlbaren Kosten möglich“, erläutert Digitalisierungsexperte Klaus Beck-Dede sein Produktkonzept.
Detlev Spierling (www.torial.com/detlev.spierling)

 

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Im Interview mit Peer Hildmann, Inhaber und Geschäftsführer der Firma Karl Lotz GmbH & Co. KG. „Wir sparen wertvolle Arbeitszeit im Büro und auch bei den Technikern“

Herr Hildmann, welche Hauptvorteile bringt der Einsatz des Digitalen Management-Systems Ihrem Betrieb?

Hildmann: Einerseits bin ich jetzt in der Lage, den aktuellen Stand der Wartungen tagesgenau und einfach zu ermitteln, um dann effizient planen zu können. Und Andererseits sparen wir uns wertvolle Arbeitszeit im Büro und auch bei den Technikern, da wir durch die Digitalisierung kein Papier mehr hin und her tragen sowie auch Daten nicht mehr doppelt manuell erfassen und auch keine internen Rückfragen zu fehlenden Angaben mehr stellen bzw. klären müssen.

Wie lange hat die Einführung bzw. Umstellung auf das Digitale Management-System bei Ihnen gedauert und wie zufrieden waren Sie mit der Einführung sowie auch mit der Beratung und der Zusammenarbeit mit Herrn Beck-Dede vor und während der Implementierung?

Hildmann: Klaus Beck-Dede, Inhaber von idocpro.de, hat uns im kompletten Prozess von der Idee bis zur Umsetzung und Implementierung des IT-Systems hervorragend unterstützt. Auch die Einweisung bei unseren Technikern und im Büro war sehr gut. Wenn es nach ihm gegangen wäre, wäre die Einführung und Umstellung auch deutlich schneller gegangen. Ich denke vier bis sechs Monate wären möglich gewesen. Es lag an mir, dass es fast ein Jahr gedauert hatte weil ich mich lieber für eine langsamere Einführung entschieden hatte um niemanden meiner Mitarbeiter zu überfordern.

Und wie hoch ist die Akzeptanz des neuen digitalen Systems bei Ihren Mitarbeitern? Mussten Sie am Anfang viel Überzeugungsarbeit leisten und war der Schulungsaufwand für alle Beteiligten vertretbar?

Hildmann: Ein bisschen Überzeugung war schon nötig, aber dann haben meine Mitarbeiter schnell den Nutzen erkannt und auch die Technik eingesetzt. Natürlich war dann zwischen der Theorie und Praxis noch Feinschliff angesagt. Es gab Schulungen, dann Testphasen mit Feedback, woraufhin die App für die Techniker dann noch etwas angepasst und optimiert wurde. Der Schulungsaufwand war in jedem Fall vertretbar.

Wie groß ist prozentual etwa Ihr Produktivitätsgewinn, den Sie mit dem Einsatz von iDocpro.de realisieren können?

Hildmann: Der Produktivitätsgewinn bei den Wartungstechnikern liegt derzeit bei etwa 10 Prozent aber im Büro deutlich mehr – nämlich bei etwa 60 Prozent.

In welchem Zeitraum wird sich Ihre Investition in dieses System für Sie etwa amortisiert haben?

Hildmann: Meine Investition hierfür wird sich in spätestens 24 Monaten amortisiert haben – im günstigsten Fall sogar schon in etwa 18 Monaten.


iDocpro.de wird in den drei Leistungsvarianten START, AVANT und OPTIMA angeboten. Insgesamt nutzen derzeit mehr als 150 Unternehmen mit knapp 1.000 Anwendern die IT-Lösung (Stand: Ende Januar 2020). Die Anzahl der Anwender pro Unternehmen schwankt stark – von einem bis zu 50 Usern. Der Durchschnitt liegt etwa bei 5 bis 6 Anwendern pro Unternehmen.

Alle weiteren Details online unter >> www.idocpro.de

iDocpro.de GmbH
Geschäftsführer Klaus Beck-Dede
GELNHAUSEN
Hanau HRB 94928
06051-920420
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