Legal Tech Lösungen für den Deutschen Mittelstand

Im Interview mit Markus Funk, Leiter Geschäftsbereich Contract Management SMARTCONEX eine Marke der PERCONEX GmbH

Ob für Kunden oder das eigene Unternehmen: Verträge und Dokumente zu verwalten kann äußerst aufwendig sein. SMARTCONEX bietet mit seiner Lösung mittelständischen Unternehmen an, diese Arbeit abzunehmen.
Was Legal Tech ist, welche Vorteile es bietet und warum es gerade für mittelständische Unternehmen eine gute Idee ist sich mit diesem Thema näher zu beschäftigen klären wir heute im Interview mit Markus Funk, Leiter Geschäftsbereich Contract Management bei SMARTCONEX.

Entscheider kompakt: Bei der Fülle an Verträgen und Dokumenten ist es für Entscheider zunehmend schwieriger, alle Fristen und Termine zuverlässig im Auge zu behalten. Gerade im Mittelstand, wo der Fokus eher auf dem Kernprodukt liegt gerät schon öfters einmal etwas in Vergessenheit. Welche Erfahrungen machen Sie bei mittelständischen Unternehmen zum Thema Vertragsmanagement?

Markus Funk: Generell sind die Entscheider des Mittelstands offen und interessiert gegenüber dem Thema Digitalisierung. Durch viele Gespräche mit Mittelständlern wurde uns schnell klar, dass auch unsere Dienstleistung im Vertragsmanagement / Vertragserstellung durchweg sehr gut ankommt. Gerade im Vergleich zu reinen Softwarelösung bei denen das Unternehmen selbst durch eigene Mitarbeiterkapazitäten den aktuellen Vertragsbestand langwierig manuell erfassen muss. Aus diesem Grund finden sich Verträge überwiegend noch papierhaft und dezentral im Unternehmen verteilt. Fristen und Termine werden noch oft auf statischen Listen verwaltet und so richtig glücklich ist im Unternehmen damit natürlich keiner. Der Mittelstand weiß aber „Man muss generell was tun in Richtung Digitalisierung & Vertragsmanagement“ und hier sind wir guter Dinge, auch in Zukunft Kunden mit unserer Lösung und professionellen Dienstleistung zu begeistern, denn welcher Unternehmer hätte nicht gerne alle Vertragsdaten per Knopfdruck oder auf dem Smartphone, anstatt in Ordnern ewig danach zu suchen?

Entscheider kompakt: Legal Tech hört sich zunächst nach einer stark technischen Lösung an. Was genau ist Legal Tech und was sind die Vorteile?

Markus Funk: Das Wort setzt sich aus „Legal Services“ und „Technology“ zusammen und meint die Digitalisierung der juristischen Arbeit. Dabei sollen vor allem juristisch administrative und wiederkehrende Arbeitsprozesse, vermehrt automatisiert ablaufen, um eine Effizienzsteigerung zu erzielen und Kosten einzusparen. Der Einsatz von Technik in der juristischen Arbeit führt zu den Vorteilen, dass effektiver, transparenter, vernetzter und kostengünstiger gearbeitet werden kann. SMARTCONEX versteht sich natürlich nicht als Rechtsdienstleistung, jedoch digitalisieren wir mit unserer Dienstleistung zum einen das Vertragsmanagement in Unternehmen und zum anderen kann man mit unserem cloudbasiertem Vertragsgenerator seinen Kunden rechtssichere Musterverträge auf Basis seiner Vorlagen zur Verfügung stellen. Somit erleichtern wir unseren Kunden durch den Einsatz von Technik nachhaltig die tägliche Arbeit.

Entscheider kompakt: Ihr Unternehmen bietet hier eine cloudbasierte Lösung an. Warum sollte man sich aus ihrer Sicht gerade bei solchen hochsensiblen Daten für eine online Variante entscheiden und nicht die Daten besser bei sich auf dem eigenen Server speichern?

Markus Funk: Zunächst einmal haben unsere Kunden die Wahl zwischen der Cloud Lösung und einer „on premise“ Variante. Allerdings entstehen bei einer cloudbasierten SaaS Lösung keine Kosten für Software,- Hardware oder Lizenzen und keine internen Aufwände für Wartung und Betrieb der Lösung. Alles, was auf dem hausinternen Server installiert wird, muss regelmäßig manuell aktualisiert und administriert werden. Sie haben also fixe Kosten für die Wartung und den Betrieb. Hierzu kommt noch das eigene Risiko bei Datenverlust. Eine SaaS Lösung hingegen erfordert keinen internen Installationsaufwand und bindet kein Personal, das aufwendig geschult werden müsste. Die Anwendung ist bedienerfreundlich, und kann mobil genutzt werden. Der Standort der Cloud Lösung ist Deutschland und erfüllt die geltenden Sicherheitsanforderungen. Letztendlich ist die SAAS Lösung die effizientere

Entscheider kompakt: Wenn sich ein Unternehmen für eine Legal Tech Lösung entschieden hat, was sind die wichtigsten Schritte, die man bei der Einführung beachten sollte?

Markus Funk: Zunächst einmal gilt es, die Unternehmensziele zu festzulegen, die mit einem digitalen Vertragsmanagement erreicht werden sollen. Des Weiteren müssen Prozesse und Workflows definiert werden sowie der Personenkreis, der auf die Applikation zugreifen soll. Nicht immer lassen sich die gewachsenen Organisationsformen und Prozesse 1 zu 1 digitalisieren oder wären für eine Nutzung hilfreich. Dies ist die Chance für Unternehmen Wissen zu teilen und Prozesse neu zu denken. Mitarbeiter wollen von Lösungen überzeugt werden. Wenn es gelingt Mitarbeiter, und ganz besonders Know How Träger, von Anfang an in solche Projekte mit einzubinden entstehen kreative Ideen und das gewünschte Ergebnis.

Entscheider kompakt: Was passiert eigentlich mit den aktuellen Verträgen die zum Teil Jahre alt sind und die natürlich nur in Papierform vorliegen?

Markus Funk: Die Verträge werden von unserem Team strukturiert, eingescannt, die Meta Daten erfasst und dann unseren Kunden transparent und leicht abruf- und auswertbar zur Verfügung gestellt. Unser Team aus Experten in Kombination mit unserer leistungsfähigen Softwarelösung erfasst, verwaltet und managt also den kompletten Vertragsbestand. Alle relevanten Daten aus Ihren Verträgen wie individuellen Laufzeiten, Fristen, Verlängerungsoptionen, Zahlungsterminen sowie Kündigungsmöglichkeiten werden in aktive, trackbare Workflows und pro aktives Reporting transformiert.

Entscheider kompakt: Sie erwähnten auch einen Vertragsgenerator. Was hat es damit auf sich?

Markus Funk: Viele Unternehmen, Verbände oder Organisationen stellen Ihren Kunden Vorlagen für unterschiedliche Verträge und Formulare digital aber statisch als Word oder PDF Dokument zur Verfügung. In der Praxis ergeben sich hierdurch viele Probleme, da sich Nutzer das Vertragsmuster i.d.R. aus dem Inter- / Intranet herunterladen und lokal abspeichern und dann individuelle Änderungen daran vornehmen. Diese Änderungen bergen Risiken! Mit unserem Vertragsgenerator können sie nun, auf Basis Ihrer eigenen Vorlage, dem Nutzer die Möglichkeit geben, diese zu individualisieren und auf seine Bedürfnisse anzupassen OHNE deren juristische Logik zu gefährden. Die Individualisierungsmöglichkeiten stellen sicher, dass Ihre Nutzer sich aus Ihren Vorlagen ihre individuellen Exemplare maßgeschneidert – und rechtssicher – erstellen und verwalten können. Unsere Lösung für 4 Arbeitgeberverbände zur Erstellung von Arbeitsverträgen mit und / ohne Tarifbindung für deren Mitgliedsunternehmen setzt hier Maßstäbe.

Entscheider kompakt: Sicherheit steht bei Verträgen sicher an 1. Stelle. Inwiefern ist sichergestellt, dass nicht unbedarfte aus dem Unternehmen oder auch außerhalb des Unternehmens auf die Daten zugreifen können?

Markus Funk: Im Vorfeld der Implementierung unserer SaaS Dienstleistung wird genau festgelegt, wer aus der Organisation mit welcher Rolle auf das System zugreifen darf. Je nachdem ob wir oder das Unternehmen das Hosting der Anwendung übernehmen, greifen die entsprechenden Security Parameter und begleitende Sicherheitsregelungen. Gerade im Full Service Outsourcing des Vertragsmanagements stehen Sicherheit & Vertraulichkeit der Daten unserer Kunden an aller erster Stelle.

Entscheider kompakt: Ganz herzlichen Dank für dieses spannende Interview. Wir freuen uns, dass Sie auf dem DIGITAL FUTUREcongress in Frankfurt mit dabei sind. Wir wünschen Ihnen gute Kontakte und viele angenehme Gespräch.

 

 


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