Effizienter durch Digitalisierung und Automatisierung von Dokumentenprozessen

Im Interview mit Martin Fecker, Geschäftsführer der HABEL GmbH & Co. KG

Seit 1991 ist HABEL eines der führenden Softwareunternehmen für Dokumentenmanagement und Enterprise-Content-Management. Mit über 1.800 nationalen und internationalen Kunden kann das Unternehmen wertvolle Referenzen vorweisen. Als hoch spezialisierter Projektpartner mit hoher Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung hat HABEL in den letzten Jahren viele branchenspezifische Dokumentenmanagementlösungen entwickelt. Mit seinen Lösungen ermöglicht das Unternehmen die Archivierung und Automatisierung durch Workflowtools von Dokumenten.
Im Interview mit Martin Fecker, Geschäftsführer der HABEL GmbH & Co. KG sprechen wir heute über optimale Prozesse im Mittelstand, effiziente Digitalisierung und die Automatisierung von Dokumenten.

DFC: Viele Jahre galt das papierlose Büro als Zukunftsvision. Tatsächlich wird heute so viel Post verschickt wie nie zuvor. Wie passt das zusammen?

Martin Fecker: Ich denke hier müssen wir stark differenzieren. Tatsächlich ist es so, dass das Aufkommen von Paketversand erheblich zugenommen hat. Die Gründe hierfür liegen unter anderem am Kaufverhalten der Verbraucher, die den Onlineshops seit Jahren ein starkes Wachstum bescheren. Der Briefversand hingegen nimmt in den letzten Jahren eher ab. Das zeigt aber auch deutlich, dass es Alternativen zum Briefversand gibt, die Unternehmen durchaus nutzen. Es gibt aber immer noch zum Leidwesen der Post viel Potenzial. Gerade der Rechnungsversand per E-Mail nimmt immer stärker an Fahrt auf und mit dem E-Rechnungs-Gesetz wird die EU-Richtlinie 2014/55/EU ab April 2019 in nationales Recht umgesetzt. Das bedeutet, dass nach und nach Behörden auf E-Rechnung umstellen müssen. Es beginnt bei den Bundesministerien und Verfassungsorganen und ein Jahr später für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber des Bundes. Das lässt auch Unternehmen aufhorchen. Vor allem dann, wenn sie als Auftragnehmer betroffen sind. Spätestens dann wird es zum Thema im Unternehmen.

DFC: In vielen Bereichen hat die E-Mail mit dem Anhang den Postversand abgelöst. Lassen sich denn heute auch E-Mails in dieser Form archivieren, dass Sie mit der gewöhnlichen Geschäftspost strukturiert abgelegt werden können?

Martin Fecker: Zuerst einmal muss man sagen, dass Unternehmen durch Verordnungen und Gesetze, wie die GoBD, dazu verpflichtet werden, ihre empfangenen E-Mails mit Anhang, gerade bei Rechnungen, gesetzeskonform ablegen zu müssen. Diese Anforderungen werden wir uns auch als DMS Hersteller immer wieder stellen und unseren Kunden Lösungen anbieten können. Einen besonderen Mehrwert hat ein digitales Archiv dadurch, dass verschiedene Dokumentenarten strukturiert abgelegt werden können. Somit werden automatische Kunden-, Auftrags- oder Projektakten auf Wunsch abgebildet. Damit dieser Mehrwert entstehen kann sollte man den Kunden und seine bisherigen Prozesse verstehen. Womit wir auch schon bei der Prozessberatung sind. Hierbei werden Vorgänge durchleuchtet und bestmöglich in digitale Strukturen transformiert. Dabei ist das Ziel immer den bisherigen Aufwand zu minimieren.

DFC: Wo genau beginnt das Einscannen von Dokumenten, damit auch alle Dokumente tatsächlich digital verfügbar sind?

Martin Fecker: Dokumente können in unterschiedlichster Form ins Unternehmen gelangen. Unter anderem natürlich auch immer noch in Papierform. Eine Faustformel kann man hier nicht pauschal nennen. Die Erfahrung zeigt, dass es auch auf den Kunden und seine bisherigen Dokumentenprozesse ankommt und wie hochgradig er seine Prozesse digitalisieren möchte. Grundsätzlich kann man sagen, dass Dokumente so früh wie möglich im Prozess digitalisiert werden sollten. Insbesondere dann, wenn man Freigabeprozesse mit Hilfe eines Workflowtools, wie das von HABEL, digital abbilden möchte.

DFC: Können denn auch Bilder oder Zeichnungen im gleichen Maße archiviert werden?

Martin Fecker: Selbstverständlich können auch Bilder und Zeichnungen archiviert werden und zu einem oder mehreren Vorgängen zugeordnet werden. Letztendlich geschieht das wie mit jedem anderen Dokumententyp.

DFC: Das archivieren und Ablegen ist ja schön und gut. Die Frage ist doch wie schnell können die Dokumente gefunden werden?

Martin Fecker: Mit einem Dokumentenmanagementsystem ist das Finden der Dokumente eines der großen Vorteile. Hierbei stehen Dokumente abteilungsübergreifend und standortunabhängig, je nach Berechtigung der Anwender, zur Verfügung. Durch digitale Dokumentenprozesse und Schnittstellen zu führenden Drittsystemen im Unternehmen wie ERP oder Warenwirtschaft, werden, die Dokumente bei Archivierung bereits automatisch mit den richtigen Schlagwörtern versehen. Das gesuchte Dokument ist dadurch nur noch wenige Klicks entfernt.

DFC: Muss es denn für das Finden der Dokumente bestimmte Nomenklatur an bzw. Inhaltsverzeichnisse geben? Wie unterstützen Sie hier die User?

Martin Fecker: Natürlich macht es Sinn, wenn man in der Ablage die Dokumentenarten definiert und strukturiert. Diesen Schritt gehen wir am Anfang des Projektes bereits mit dem Kunden durch. Das erleichtert im Daily Business für die Mitarbeiter die Suche nach den richtigen Dokumenten. Wir haben uns aber schon sehr früh von festen Dokumentenstrukturen verabschiedet. Das ist mit Sicherheit ein Unterschied zu anderen Systemen. Wir denken hier nicht in feste Inhaltsverzeichnisse oder Nomenklatur, in denen der Mitarbeiter seine Dokumente ablegen muss. Diese sind oftmals im Nachhinein schwer zu ändern. Vielmehr setzen wir hier auf Datenbankstrukturen, die es dem Mitarbeiter möglich macht sich seine eigene Struktur zusammenzustellen. Wir sind der Meinung, dass jede Abteilung durch eine andere Brille auf die unternehmensweiten Dokumenten sieht. Ein Projekt Manager sieht in seiner Struktur möglicherweise zuerst die Projektnummer an erster Stelle, während der Einkauf die Auftragsnummer priorisiert. Diese Individualität kann für die Akzeptanz eines DMS im Unternehmen ein Faktor sein.

DFC: Auf Ihrer Internetseite kann man viel lesen über automatische Dokumentenprozesse und Workflows. Was kann man darunter verstehen und worin liegt der Vorteil?

Martin Fecker: Letztendlich geht es darum Dokumentenprozesse hochgradig zu automatisieren. Das beginnt mit der Klassifizierung und Auslesen von Dokumenten, um diese in den richtigen Prozess für die Verarbeitung zu geben, bis hin zur sogenannten "Dunkelverbuchung", wenn man das Thema Eingangsrechnungen als Beispiel nehmen möchte. Hierbei durchlaufen Eingangsrechnungen eine automatische Prüfung. Sollten die Kriterien nach Abgleich mit anderen Quellen stimmen werden diese automatisch verbucht. Eine Unterstützung durch einen Mitarbeiter ist dann nicht mehr erforderlich. Letztendlich geht es immer darum Durchlaufzeiten zu verkürzen und Fehlerquoten zu minimieren.

DFC: Gerade im Mittelstand sind hier meines Erachtens Einsparungspotenziale möglich. Was wäre ihre Empfehlung für einen ersten 3 Punkte Plan?

Martin Fecker: Dieser Aussage können wir zustimmen. Der Mittelstand hat immer noch den Vorteil, dass die Organisationsstrukturen flexibler und dynamischer auf Veränderungen reagieren können. Eigentlich ein Vorteil für die Digitalisierung. Zum anderen sind hier über Jahre komplexe Dokumentenprozesse nicht nur gewachsen, sondern die Aufwände der einzelnen Vorgänge auch gestiegen. Unsere erste Empfehlung an Unternehmen lautet daher: Nehmen Sie von Anfang an die richtigen Mitarbeiter für das Projekt an Board. Der Erfolg eines Dokumentenmanagementsystems steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Dokumentenprozesse. Umso tiefer Sie Ihre Prozesse kennen, umso leichter fällt Ihnen die digitale Transformation und die Optimierung der Prozesse. Das wäre meine zweite Empfehlung. Prüfen Sie mit einer Kosten-Nutzen-Analyse die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität, um in Erfahrung zu bringen was Ihnen das Dokumentenmanagementsystem für einen Mehrwert verschafft. Wir sprachen vorher vom Digitalisierungsgrad auch für Dokumentenprozesse. Oftmals gehen Unternehmen nicht weitgenug, damit das Einsparpotenzial signifikant zu erkennen ist und ärgern sich dann, dass die Investition und der Aufwand hier zu hoch waren.

DFC: Herzlichen Dank für das Gespräch. Wir freuen uns dann schon jetzt auf ihren Auftritt am 8. November auf dem Digital FUTUREcongress in der Messe Essen.

 


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