Im Interview mit Frank Krollpfeiffer, Channel Vertriebsleiter DMS/ECM bei Kyocera
KYOCERA Document Solutions ist ein führender Anbieter im Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management. Software-Lösungen und Dienstleistungen bilden ein wesentliches Leistungsspektrum des Unternehmens. Das Test- und Wirtschaftsmagazins "FACTS" hat die Lösung als sehr gut bewertet. Grund genug für uns mit Frank Krollpfeiffer, Channel Vertriebsleiter DMS/ECM bei Kyocera, über das neuartige Tool zu sprechen, dass von der Personalakte bis zur Bauakte in der Lage ist, sämtliche Dokumentenmanagement-Prozesse auf einfache Weise zu digitalisieren.
Entscheider kompakt: Dokumentenmanagement hat in den letzten Jahren auch im Mittelstand deutlich an Bedeutung zugenommen. Warum ist dieses Element für die Digitalisierung im Unternehmen von so entscheidender Bedeutung?
Frank Krollpfeiffer: Die großen Konzerne haben die Effektivität ihrer Prozesse schon länger im Blick, aber das sind in Summe nicht allzu viele Unternehmen. Wir haben in Deutschland eine große Gruppe an mittelständischen Unternehmen und hier wurden Investitionen tatsächlich in den letzten Jahren gescheut. Dies hat mehrere Gründe: zum einen war der Benefit weder transparent noch greifbar, man konnte bei der Planung nichts visualisieren nd vielen fehlte schlicht die Vorstellungskraft, wie das Ergebnis aussehen könnte. Noch dazu sind solche Projekte zeit- und kostenintensiv. Beides sind im Mittelstand sehr sensible Themen. Die Globalisierung und der verstärkte Wettbewerb fordern auch den Mittelstand, dabei gilt es, im bestehenden Markt schneller, flexibler und transparenter zu sein. Die Arbeitswelt ist mobiler und agiler geworden. Es lässt sich flexibel und von überall arbeiten – vorausgesetzt die Prozesse stimmen und Dokumente und Informationen sind digital verfügbar. Auch bei Öffentlichen Auftraggebern, in Behörden und Gemeinden findet dieser Wandel statt. Was bis jetzt fehlte, war ein einfaches, vorkonfiguriertes und leicht bedienbares Dokumentenmanagement. Wir bieten genau so etwas dem Mittelstand an!
Entscheider kompakt: Die Sicherheit beim Digitalisieren die Daten anschließend wiederzufinden und auch zu erkennen ist ein entscheidender Faktor. Wie stellen Sie diese Aufgabe in jedem Fall sicher?
Frank Krollpfeiffer: Tatsächlich ist das Thema Suchen und Finden eines der Top-Themen. Selbstverständlich lassen sich auf einen File Server alle Dokumente speichern, aber das Wiederfinden wird oft schwierig, insbesondere wenn viele Mitarbeiter involviert sind. Zudem haben oft nicht immer alle Mitarbeiter Zugriff auf alle Systeme im Unternehmen. Nehmen wir z.B. die Buchhaltung. Hier haben ausschließlich die Abteilungs-Mitarbeiter Zugriffsrechte. Ein hochmodernes Archiv hingegen liest Dokumente aus, klassifiziert diese, verarbeitet Metadaten und stellt somit sicher, dass alle Dokumente schnell wiedergefunden werden. All dies passiert automatisiert im Hintergrund, entweder beim Capturing also Scanrouting, oder beim Einlesen über Mail oder Drag and Drop von Dokumenten ins Archiv. Natürlich spielt auch hier das Thema Rechtevergabe eine große Rolle und ist weiterhin zentraler Baustein bei einer Implementierung.
Entscheider kompakt: Viele mittelständische Unternehmen haben bereits vorhandene Systeme. Ob SAP oder Microsoft Lösungen oder auch selbst gestrickte Tools. Wie gut lässt sich ihr System in solche Systeme integrieren?
Frank Krollpfeiffer: Microsoft ist im Mittelstand zu über 90 Prozent vertreten. Unser Workflow Manager bietet eine nahtlose Integration in diese Office Welt. Bedeutet, die Mitarbeiter können aus Outlook heraus Mails direkt in das Archiv senden, mit oder ohne Anhang. Vorlagen können in Word erstellt und im Archiv als Mustertexte verankert werden. Alle Vorlagen sind immer aktuell und einheitlich. Die Zeiteinsparung für Mitarbeiter ist nicht zu unterschätzen und somit wertvoll für die Unternehmen. Wenn es gelingt, die Basisarbeit zu digitalisieren, steigt im eigenen Unternehmen die Servicequalität am Kunden. Darüber hinaus bieten wir noch unzählige Fachsoftware, ERP Systeme etc., zu denen eine entsprechende Schnittstelle eingerichtet werden muss. Ein Beispiel: Die Auftragsbestätigung aus dem ERP muss in das Archiv in eine Kundenakte. Rechnungen kommen per Mail rein und werden im Archiv abgelegt, zeitgleich wird ein Rechnungsworkflow gestartet und ein Buchungssatz erzeugt.
Entscheider kompakt: Das Test- und Wirtschaftsmagazins "FACTS" hat die Lösung als sehr gut bewertet. Was war in diesem Test abgefragt, wie viele Dokumentenmanagementsysteme wurden bewertet und was glauben Sie hat zum Erfolg Ihres Systems in der Bewertung geführt?
Frank Krollpfeiffer: Sehr schön, dass Sie danach fragen. In der Vergangenheit waren solche Test gar nicht möglich. Warum? Nun alle anderen Anbieter von Lösungen agieren immer über ein „weißes Blatt Papier“. Bedeutet, alles wird mit dem Kunden gemeinsam neu konzipiert und geplant. Es gibt nichts zu „sehen“ am Anfang, sondern die Vorstellungskraft muss hier ausreichen. Wir sind vor 4 Jahren komplett anders an den Markt heran getreten bzw. haben das übliche Konzept umgedreht, ausschließlich im Hinblick auf den Approach des Mittelstandes. Zeit und Kosten im Blickfeld, haben wir fertige Templates, Akten, Strukturen und einen Workflow Designer vorgefertigt und somit ein kompaktes Einstiegspaket für den Kunden konzipiert. Der große Vorteil ist, ich kann bereits im Gespräch mit den Kunden etwas zeigen. Denn wenn wir ehrlich sind, viele Prozesse ähneln sich beim Kunden. Hier also eine vorgefertigte Basis zu haben, um dann die individuellen Anforderungen der Kunden in den Fokus zu nehmen, machte mehr als Sinn und wird uns auch immer wieder positiv vom Kunden rückbestätigt.
Ob der KYOCERA Workflow Manager tatsächlich einen einfachen Einstieg in das Dokumentenmanagement ermöglicht, wollte die Fachzeitschrift FACTS herausfinden. Dazu hat die Redaktion die Lösung über mehrere Monate im Alltag getestet. So setzte man die Software vor allem dazu ein, alle Workflows, die mit der Abonnement-Verwaltung zusammenhängen, zu digitalisieren. Zum Resultat sagte die Facts folgendes: „Der KYOCERA Workflow Manager wusste die FACTS-Redaktion zu überzeugen. „Der KYOCERA Workflow Manager ist wirklich gründlich durchdacht. Obwohl die Grundstruktur vorgegeben ist, bildet er Geschäftsprozesse so ab, dass jedes Unternehmen ihn nutzen kann, um papierlos zu arbeiten“. Vor allem die schnelle Implementierung ging schnell vonstatten und alle FACTS-Mitarbeiter bewegten sich nach einer kurzen Einweisung gekonnt im System. Dazu trug auch die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche bei. Der Funktionsumfang ist gewaltig, lässt sich jedoch so schlank halten, dass der Überblick erhalten bleibt. Zur Übersichtlichkeit trägt auch bei, dass jeder Nutzer nur die Bereiche und Ordner sieht, auf die er zugreifen kann. Rechtlich ist man aufgrund der revisionssicheren Ablage und der DSGVO-Features auf der sicheren Seite.
Entscheider kompakt: So wie Sie es beschreiben, können Mitarbeiter Workflows ad-hoc und fix selber erstellen. Das klingt einfach. Wo ist der Haken? Oder andersherum gefragt können hier nicht auf viele falsche Workflows entstehen, die dann zu Problemen führen?
Frank Krollpfeiffer: Es gilt bei den Digitalisierungsprojekten immer den Mitarbeiter mitzunehmen. Oftmals nicht einfach, wenn man Papierakten abschafft oder Prozesse ändert. Die Arbeit bleibt und auch der Ablauf an sich bleibt oftmals gleich – nur jetzt digital. Viele Mitarbeiter nutzen daher den Workflow Designer, um eigene Workflows zu gestalten, mehr Transparenz für sich zu schaffen und um schneller zu sein. Nehmen wir nur mal eine klassische Umlaufmappe für Freigaben: , oftmals weiß der Mitarbeiter gar nicht, wo sich diese befindet und wann diese wieder zu ihm zurückkommt. Der Mitarbeiter hat mit dem Workflow Designer also die Möglichkeit seinen Arbeitsalltag digital für sich selbst abzubilden und zu gestalten. Jeder Mitarbeiter möchte mitgestalten! Natürlich gibt es auch Workflows, die für alle Mitarbeiter fix gültig sind und nicht veränderbar konzipiert werden. Dies geschieht bei Prozessen, die immer wieder stattfinden und von zentraler Bedeutung sind. Ein Beispiel wäre der Rechnungsworkflow oder der Einkaufsworkflow. Diese werden zentral eingespielt und sind verpflichtend für alle Mitarbeiter.
Entscheider kompakt: Der Rechnungseingang und Schnittstellen wie zum Beispiel zur DATEV sind für die Finanzabteilung von entscheidender Bedeutung. Was bietet Ihr System in dieser Hinsicht?
Frank Krollpfeiffer: Kurz gesagt eine nahtlose Anbindung bis zur Übergabe eines fertigen Buchungssatzes. Einen Workflow, der eine Rechnung komplett digital durch das Unternehmen führt, mit sämtlichen Freigaben, der Ablage aller Dokumente und Notizen im Archiv und der lückenlosen Dokumentation aller Arbeitsschritte. Hundertprozent Transparenz und eine Verbindung der Systeme ohne das der Mitarbeiter Applikationen wechseln muss.
Entscheider kompakt: Im Unternehmen sind oft zahlreiche andere Abfragen notwendig. Wie unterstützen Sie die Unternehmen in der Einführung ihres Dokumentenmanagementsystems?
Frank Krollpfeiffer: Als erstes gilt es die Zielsetzung klar abzustimmen - was soll erreicht werden. Wir erleben oftmals, dass dies nicht gemacht wird und dann ist die Gefahr der Verzettelung groß. Des Weiteren gilt es in Teilschritten zu arbeiten: man fängt mit einer Abteilung oder einen Prozess an und dann geht es Schritt für Schritt weiter. Mit dieser Vorgehensweise werden die Mitarbeiter mitgenommen, denn diese sollen die Veränderungen ja leben und mitgestalten. Wenn die Ziele klar sind, geht es in die Bestandsaufnahme und in den Umsetzungsplan. Im Übrigen haben wir einige Tools im Gepäck, beispielsweise eine Potenzialanalyse. Die Potenzialanalyse setzen wir bei Bedarf ein, um Firmen Ihren aktuellen Status und Ihre Entwicklungsmöglichkeiten im Gesamten aufzuzeigen sowie die unterschiedlichen Bedürfnisse einzelner Bereiche in Einklang zu bringen. Oder wir arbeiten mit dem Tool zur Workflow Optimierung. Wo wir gezielt, bestehende Prozesse aufnehmen und aktualisieren.
Entscheider kompakt: Bevor ein Unternehmen mit der Einführung eines Dokumentenmanagements startet. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten 3 Schritte die hier und mit Bedacht vorbereitet werden müssen?
Frank Krollpfeiffer: Die wichtigsten drei Schritte sind: Bitte klare Ziele definieren, in Teilschritten planen und Mitarbeiter involvieren. Die Unternehmen sollten dabei langfristig planen und offen sein, um alte Prozesse zu überdenken, und so ihr Unternehmen in eine wettbewerbsgerechte, digitale Zukunft zu führen. Das erinnert mich an eine Kundensituation, in der wir viel mit den Kunden gelacht haben, weil nicht jeder alte Prozess ein guter digitaler Prozess ist. Eine solche Veränderung bietet die einmalige Chance viele Themen neu zu überdenken und zu überprüfen. Wissen Sie, dass ist manchmal so als würde man den Kleiderschrank aufräumen…
Entscheider kompakt: Auf dem nächsten DIGITAL FUTUREcongress sind Sie vertreten und können den Besuchern eine Menge der gesagten Themen zeigen bzw. mit den Kunden ins Gespräch kommen. Wir freuen uns sehr darauf und wünschen Ihnen viele gute Gespräche ...