Im Interview mit Klaus Beck-Dede, Geschäftsführer der iDocpro GmbH.
Start-ups entscheiden sich oft für starre oder unflexible IT-Lösungen, die nicht in der Lage sind, effektiv bei der Geschäftsentwicklung mitzuwachsen. Im aktuellen Interview erfahren Sie, wie eine vor knapp zwei Jahren gegründete Firma digital erfolgreich durchstarten kann, weil von vornherein eine anpassungsfähige Technologie zum Einsatz kommt. Mit Klaus Beck-Dede sprechen wir über die Gestaltung der Lösung, die bewusst auf eine „mitwachsende“ und flexible Infrastruktur setzt und wie es das Unternehmen so maßgeschneidert schafft, den Betrieb mit minimalen Backoffice-Aufwänden zu führen. Ein Aspekt, der gerade bei Start-ups häufig zu kurz kommt. Dieses Beispiel ist besonders für KMU von großem Interesse. Das iDocpro Digitales Management System dient dabei als cloudbasierte „Schaltzentrale“, in der sämtliche Prozesse zusammenlaufen. Mit einem für jede Personal- und Abteilungsebene bereitgestellten „Cockpit“ werden hierdurch alle notwendigen Daten und Informationen für den jeweiligen Arbeitsbereich jederzeit übersichtlich griffbereit.
DIGITAL FUTUREmag: Herr Beck-Dede, könnten Sie uns mehr darüber erzählen, wie Ihr einleitend erwähnter Kunde sein Business begonnen hat? Welche Herausforderungen und Ziele hatte er zu diesem Zeitpunkt?
Klaus Beck-Dede: Unser Kunde hat seine Kompetenz im Garten- und Landschaftsbau und im Bereich Schädlingsbekämpfung. Zum Start konnte er nur seine eigenen Leistungen verkaufen und in Rechnung stellen. In der Administration hat ihn zunächst noch seine Frau unterstützt. Für ihn war also von Beginn an sehr wichtig, dass die Erstellung von Angeboten und die Abrechnung von Aufträgen möglichst wenig Zeit benötigen darf, um die Anzahl seiner Einsatzstunden nicht zu stark einzuschränken. Sein Ziel war es aber, im Laufe des ersten Jahres mindestens einen zweiten Mitarbeiter für die Kundeneinsätze zu gewinnen.
Das System, das er sich vorstellte, sollte flexibel sein und alle Möglichkeiten zur vollständig digitalen Abwicklung seiner zukünftigen Prozesse bieten. Er wollte in den nächsten Jahren auf keinen Fall sein Verwaltungssystem wechseln müssen und war bereit, sofort in eine Technologie mit Zukunft zu investieren. Deshalb war er bei deren Auswahl sehr kritisch. Das auch, weil die Schädlingsbekämpfung aufgrund ihrer Vielschichtigkeit eine komplexe Herausforderung ist, je nach Schädlingsbefall. Die Maßnahmen sind für Kunden und teilweise das Gesundheitsamt genauestens zu dokumentieren, da gefährliche Stoffe zum Einsatz kommen. Eine schnell verfügbare, kostengünstige, aber wenig flexible Standardsoftware, wie sie sehr häufig bei Start-ups zu finden ist, kam für ihn deshalb nicht in Frage.
DIGITAL FUTUREmag: Sie weisen darauf hin, dass Gründer in vielen Fällen starre oder unflexible Lösungen einsetzen. Können Sie uns erläutern, warum die Wahl einer „mitwachsenden“ Lösung von Anfang an so entscheidend ist, insbesondere für Jung-Unternehmer?
Klaus Beck-Dede: Viele Start-ups suchen beim Start kostenlose oder sehr preiswerte Lösungen, ohne zu vergleichen, wie weit sie damit kommen und welche monetären Aufwände nach und nach dadurch entstehen (können). Eine direkt genutzte Lösung, die große Flexibilität und langfristiges Potential bietet, stellt sehr häufig die viel bessere und kostengünstigere Option dar. Ein Funktionsumfang, der Leistungen wie Kunden-Angebote, -Aufträge und -Rechnungen beinhaltet, ist zunächst in den meisten Fällen ausreichend. Wenn es das System aber ermöglicht mitzuwachsen sowie neue Prozesse, veränderte Abläufe und zusätzliche Datenanforderungen gut unterstützen kann, ersparen sich Start-ups während der Business-Entwicklung einen Wechsel auf ein neues, passenderes System oder viele Hilfskonstrukte beziehungsweise (manuelle) Workarounds rund um das gerade genutzte System. Alles Aufgaben, die ansonsten Zeit, Energie und häufig viel Geld verschlingen.
Als junges Unternehmen geht man ja mit einer konkreten Geschäftsidee und dazu gehörenden Produkten und Dienstleistungen in den Markt. Allerdings zeigen viele Beispiele, dass fast immer kleine oder größere Veränderungen erforderlich sind, um den Firmenerfolg sicherzustellen. Wie sich das alles auf die Arbeitsprozesse und die dahinter liegende Administration auswirkt, lässt sich beim Einstieg nie genau absehen. Ein starres System ist hier absolut hinderlich.
DIGITAL FUTUREmag: Sie sprechen über die bewusste Gestaltung einer „mitwachsenden“ und flexibel gestaltbaren Infrastruktur. Könnten Sie uns Einblicke in die konkreten Schritte geben, die der Unternehmer hier unternommen hat? Gab es spezifische Anforderungen oder strategische Überlegungen?
Klaus Beck-Dede: Das Ziel unseres Kunden war von Beginn an, durch Digitalisierung sukzessive eine weitgehend automatisierbare Administration und Dokumentation zu schaffen, um mittelfristig seine Geschäftsprozesse komplett digital abwickeln zu können. Je geringer seine Belastung durch solche Verwaltungs-Tasks ist, desto mehr Zeit kann er persönlich in Kundenprojekt-Leistungen verbringen und entsprechend abrechnen. Das gilt natürlich in gleichem Maße für alle seine Servicemitarbeiter, die er hoffentlich noch zahlreich einstellen wird.
DIGITAL FUTUREmag: Wie hat sich die Entscheidung für eine maßgeschneiderte Lösung auf die Effizienz und Produktivität der Firma ausgewirkt? Inwiefern profitiert sie jetzt arbeitserleichternd im Zusammenhang mit minimierten Backoffice-Aufwänden?
Klaus Beck-Dede: Direkt zum Start haben wir ihm ein sehr schlankes System bereitgestellt, wodurch sich mit wenig Zeitaufwand Angebote erstellen und versenden lassen. Auftrag und Rechnung konnte er jeweils durch Ein Klick-Aktionen daraus erzeugen. Die in jedem Auftrag geleisteten Stunden und eingesetzten Arbeitsmittel müssen natürlich im Detail dokumentiert und abgerechnet werden. Diese hat er im ersten Jahr noch handschriftlich auf Papier gemacht.
Datenseitig hat er aber bereits die Grundlage für den zweiten Schritt, die digitale Dokumentation der Einsätze vor Ort, gelegt. Dazu nutzt er jetzt die iDocproBusinessApp. Die Datenerfassung erfolgt mit auf seine Anforderungen abgestimmten Formularen. Arbeitsmittel und Einsatzstunden zum Auftrag werden vor Ort beim Kundeneinsatz dokumentiert, als Daten im Portal hinterlegt und die Lieferscheine daraus bei Auftragsende automatisch erstellt. Nach der Lieferscheinfreigabe entsteht selbsttätig die korrekte Rechnung. Damit konnte unser Kunde seine administrativen Arbeitszeiten im Büro noch weiter reduzieren.
Die App nutzt er nun auch zur Dokumentation bei der Schädlingsbekämpfung. Die Daten zu Köderstellen inklusive Maßnahmen werden erfasst, im Portal hinterlegt, anschließend mit dem jeweiligen Kunden und Auftrag verknüpft. Für die Köderstellenkontrolle werden diese Daten wieder aktualisiert und deren Wirksamkeit ohne großen Aufwand digital dokumentiert. Der Report für seinen Kunden bzw. das Gesundheitsamt ist für ihn dann nur noch ein Klick. Die Dokumentation wird direkt aus den im Portal hinterlegten Daten der App generiert, verlässlich und in professioneller Aufbereitung. Das alles zusammen spart unserem Kunden sehr viel Zeit bei Administration und Dokumentation. Ihm verbleibt noch mehr Zeit für seine Dienstleistungen. Diese zusätzlichen Umsätze und Erlöse sind um ein Vielfaches höher als die Kosten, die er für unser System aufwenden muss.
DIGITAL FUTUREmag: Sie betonen, dass dieser Ansatz besonders für KMU erheblich Sinn macht. Warum ist das iDocpro Digitales Management System als zentrales cloudbasiertes Tool für diese relevant und welche Benefits bietet es ihnen?
Klaus Beck-Dede: Als Cloud-Lösung sorgen wir für den störungsfreien Betrieb mit 99-prozentiger Verfügbarkeit. Der Kunde braucht IT-technisch also nur ein Netzwerk mit Router plus Internet-Anbindung. iDocpro stellt eine große Funktionalität bereit. Allerdings sind diese Funktionen nicht starr, sondern wir können Daten und Funktionen passend zum konkreten Bedarf eines Auftraggebers einrichten. Verändern sich dessen Anforderungen, ist unser System entsprechend ergänz- und modifizierbar. Die bis dahin gesammelten Daten bleiben dabei selbstverständlich erhalten.
Start-ups wachsen, somit sind Veränderungen bei Arbeitsabläufen und neue Datenanforderungen unumgänglich. Auch der Anspruch an Steuerung und Controlling nimmt zu. Startet man direkt mit iDocpro, nutzt man dann immer noch das gleiche System. Deshalb kann man auf alle Daten seit Nutzungsbeginn auch für Analysen, Auswertungen und Reporting zurückgreifen. Das ist immer von Vorteil.
DIGITAL FUTUREmag: Erklären Sie uns doch bitte kurz die Funktionsweise von iDocpro im konkreten Arbeitsalltag? Wie nutzen die verschiedenen Akteure das bereitgestellte „Cockpit“, um ihre jeweiligen Prozesse zu steuern und zu verwalten?
Klaus Beck-Dede: Jedes Unternehmen arbeitet etwas anders, bedingt durch die Kunden, die es gewinnt und die Aufträge, auf die es sich spezialisiert. Für uns ist es sehr wichtig zu verstehen, wie unsere Anwender etwas tun und warum. Denn mit diesem Verständnis können wir sie bei der Gestaltung der iDocpro-Lösung individuell beraten und das System usergerecht auslegen und konfigurieren. Das iDocpro-System arbeitet generell nach drei Prinzipien: „Finden statt Suchen“, „Daten statt Dokumente“ und „regelbasierte Automation“. Was aber bedeutet das? Das iDocpro.System verknüpft automatisch alle zusammengehörenden Informationen. Beim Zugriff auf Daten sind zu diesem Datensatz alle verknüpften Daten direkt verfügbar. Wird ein Kunde angezeigt, dann sind alle dementsprechenden Angebote, Ansprechpartner, Aufträge, Rechnungen etc. auf Knopfdruck verfüg- und auswählbar. Habe ich beispielsweise nur eine Rechnungsnummer, finde ich dazu trotzdem sofort sämtliche damit verbundenen Informationen.
Dokumente werden in iDocpro auch erzeugt, aber immer aus den gespeicherten Daten. Nur Daten lassen sich nutzen und auswerten. In iDocpro gibt es keine Verzeichnisbäume die man durchsuchen muss, um Informationen (Dokumente) zu finden, sondern nur Daten, die dann das generierte Dokument enthalten. Die Steuerung der Prozesse erfolgt dabei immer regelbasiert und statusbezogen. Prozessschritte dürfen nur ausgeführt werden, wenn die Daten den richtigen Status haben. Dadurch sind klare Prozessabläufe vorgegeben, die sich sehr häufig (in weiten Teilen) noch automatisieren lassen. Diese Automationen richten wir ein; sie laufen zeit- oder ereignisgesteuert im Hintergrund. Sie können aber manuell aktiviert werden, sofern das im Einzelfall einmal nötig ist. Ein leistungsstarkes Rechtesystem sorgt dafür, dass jeder Nutzer nur genau die Funktionen und Aufgaben ausführen kann, die für ihn vorgesehen sind.
DIGITAL FUTUREmag: Sie haben in Ihrer Beschreibung das intuitive Handling von iDocpro hervorgehoben. Wie wurde sichergestellt, dass selbst Mitarbeiter, die vielleicht weniger digital-affin sind, die Plattform problemlos verwenden können?
Klaus Beck-Dede: Durch die Rückmeldung unserer Kunden wissen wir, dass unsere Portal-Dialoge weitestgehend selbsterklärend sind. Die System-Bedienung ist einheitlich über alle Dialoge. Spezielle Funktionen sind immer als „Aktion“ hinterlegt. Diese Aktionen sind nur auswählbar, wenn für die angezeigten Daten diese Aktion auch möglich ist. Das macht die Nutzung sehr einfach und wird durch die transparente Darstellung der verknüpften Daten gut unterstützt.
Für die digitale Dokumentation im Außeneinsatz gibt es die iDocpro Business App. Wir haben die App so konstruiert, dass sie als „Werkzeug“ einfach zu verwenden ist. Es gibt einige wenige, immer einheitlich zu bedienende Dialog-Mechanismen. Diese Funktionalität verstehen die Anwender sehr rasch. Die Datenerfassung der App erfolgt über „Formulare“, die sich am Sachverhalt des Kunden ausrichten und die sich der Dialog-Mechanismen bedienen. Zusätzliche Flexibilität in der App entsteht über die Portal-Daten, die in die Formularen integriert werden und digital zu ergänzen sind. Unsere Kunden können so Daten für beliebige Sachverhalte in unterschiedlichster Komplexität immer auf die gleiche, verständliche und schnell gelernte Weise erfassen.
Bisher haben alle unsere User nach einer Einweisung von zwei bis vier Stunden problemlos mit unserem System gearbeitet. Zusätzlich sind wir bei auftretenden Fragen direkt und sehr persönlich im Support für unsere Kunden da.
DIGITAL FUTUREmag: Besten Dank für dieses spannende Interview und den Einblick in die Leistungsfähigkeit Ihres Systems.
